Privacyverklaring

Privacyverklaring

English version  —  Version française

Samenvatting van de privacyverklaring

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke informatie wij over u verzamelen, waarvoor wij deze informatie gebruiken en aan wie wij deze informatie geven. Ook wordt uiteengezet wat uw rechten zijn met betrekking tot uw gegevens en met wie u contact kunt opnemen als u vragen hebt of meer informatie wenst.

Uw informatie wordt gebruikt in overeenstemming met de toestemmingen die u verstrekt hebt, met de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de Europese verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (in werking getreden op 25 mei 2018) betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (AVG).

Waar gaat deze privacyverklaring over?

In deze privacyverklaring wordt uiteengezet hoe wij informatie over u zullen verzamelen, opslaan, beschermen en ermee omgaan wanneer:

Wanneer wij in dit beleid verwijzen naar “onze website” of “deze website”, bedoelen wij de specifieke webpagina van itenium.be.

Deze privacyverklaring bevat tevens informatie over de omstandigheden waarin wij uw persoonsgegevens delen met derden (bijvoorbeeld onze dienstverleners).

In deze privacyverklaring worden uw gegevens soms aangeduid als “persoonsgegevens”, “gegevens” of “informatie”. Ook kunnen wij soms gezamenlijk verwijzen naar het omgaan met, verzamelen, beschermen en opslaan van uw persoonsgegevens als het “verwerken” van deze persoonsgegevens.

Welke informatie verzamelen wij?

Tijdens het aanbieden van diensten aan u of onze klanten en bij het uitvoeren van due diligence in verband met onze diensten (of het bespreken van mogelijke diensten die wij eventueel kunnen aanbieden) zullen wij persoonsgegevens van u verzamelen of verkrijgen. Ook kunnen wij persoonsgegevens van u verzamelen wanneer u onze website gebruikt.

Wij kunnen deze gegevens verzamelen of verkrijgen omdat u deze aan ons geeft (bijvoorbeeld via een formulier op onze website, per mail of per telefoon), omdat anderen deze gegevens aan ons geven (bijvoorbeeld uw werkgever of adviseur, of externe dienstverleners waarvan wij gebruikmaken om ons bedrijf uit te oefenen) of omdat deze gegevens publiekelijk beschikbaar zijn.

Wij kunnen ook persoonsgegevens van u verzamelen of verkrijgen omdat wij deze gegevens waarnemen of afleiden uit de manier waarop u op ons of anderen reageert. Een voorbeeld: om uw ervaring te verbeteren wanneer u onze website gebruikt, en om ervoor te zorgen dat deze goed functioneert, kunnen wij (of onze dienstverleners) gebruikmaken van cookies (kleine tekstbestandjes die worden opgeslagen in de browser van een gebruiker) en web beacons die persoonsgegevens kunnen verzamelen. Aanvullende informatie over hoe wij gebruikmaken van cookies en andere volgtechnologieën, en hoe u deze kunt controleren, is te vinden in ons Cookiebeleid .

Tot de persoonsgegevens die wij verzamelen of verkrijgen, kunnen behoren: uw naam; leeftijd; geboortedatum; geslacht; e-mailadres; telefoonnummer; huisadres; land van verblijf; levensstijl en sociale omstandigheden (bijvoorbeeld uw hobby's); gezinssituatie (bijvoorbeeld uw burgerlijke staat en wie ten laste is van u); details over uw werk en opleiding (bijvoorbeeld de organisatie waar u werkt, uw functie en details over uw opleiding); financiële informatie en informatie gerelateerd aan belastingen (bijvoorbeeld uw inkomen en fiscale woonplaats); uw bijdragen op eventuele blogs, forums, wiki's en andere social media toepassingen en -diensten die wij aanbieden; uw IP-adres; uw browsertype en -taal; uw toegangstijden; details van klachten; details over hoe u uw producten en diensten gebruikt; details over hoe u graag met ons communiceert, en andere gelijksoortige informatie.

De persoonsgegevens die wij verzamelen, kunnen ook zogenoemde ‘gevoelige’ of ‘bijzondere categorieën’ van persoonsgegevens omvatten, zoals details over uw: dieetwensen (bijvoorbeeld wanneer itenium u een lunch aanbiedt tijdens een vergadering), gezondheid (bijvoorbeeld zodat wij redelijke aanpassingen voor u kunnen doen in onze gebouwen, producten en diensten) en seksuele geaardheid (bijvoorbeeld indien u ons details over uw echtgeno(o)t(e) of partner verstrekt).

De soorten en bijzondere categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen, kunnen variëren, afhankelijk van de aard van de diensten die wij u of onze klant aanbieden, of hoe u onze website gebruikt. In bepaalde ongewone omstandigheden zouden wij eventueel ook andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens van u kunnen verzamelen omdat u deze gegevens vrijwillig aan ons aanbiedt of omdat wij deze gegevens moeten verzamelen wegens wettelijke vereisten die ons worden opgelegd.

Wanneer wij van onze klant persoonsgegevens over u ontvangen, doen wij redelijke inspanningen om in de overeenkomst met de klant clausules op te nemen waardoor de klant de privacywet- en regelgeving moet naleven die voor deze gegevens geldt; Hieronder kan bijvoorbeeld vallen dat de klant u in kennis heeft gesteld van (onder andere) het verzamelen van gegevens en eventueel noodzakelijke toestemming heeft verkregen voor onze verwerking van deze gegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wij zijn ons bewust van het belang van de bescherming van de privacy van kinderen. Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor of bewust gericht op kinderen. Het is niet ons beleid om bewust informatie over kinderen te verzamelen of op te slaan.

Hoe gebruiken wij informatie over u?

Gebruik van persoonsgegevens voor dienstverlening aan onze klanten

Wij zullen uw persoonsgegevens gebruiken om u of onze klant de gevraagde diensten aan te bieden. Hierbij kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken in correspondentie met betrekking tot de diensten. Dergelijke correspondentie kan met u, onze klant, andere leden van het itenium-netwerk, onze dienstverleners of bevoegde autoriteiten zijn. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om due diligence uit te voeren met betrekking tot de diensten. Omdat wij onze klanten uiteenlopende diensten aanbieden, verschilt de manier waarop persoonsgegevens gebruiken in verband met onze diensten. Wij kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van persoonsgegevens:

Gebruik van persoonsgegevens voor andere activiteiten die deel uitmaken van onze bedrijfsuitoefening

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken met het oog op of in verband met:

Gebruik van persoonsgegevens verzameld via onze website

Naast de hierboven vermelde doeleinden in verband met de uitoefening van onze diensten kunnen wij ook gebruikmaken van persoonsgegevens van u die zijn verzameld via onze website voor de volgende doeleinden:

De rechtsgronden waarop wij uw persoonsgegevens verwerken

Wij zijn wettelijk verplicht om in deze privacyverklaring de rechtsgronden te vermelden op basis waarvan wij uw persoonsgegevens verwerken.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de hierboven beschreven doeleinden vanwege: (a) de in wet- en regelgeving neergelegde verplichtingen die wij moeten nakomen, zoals het bijhouden van een administratie met het oog op regelgevings- of belastingdoeleinden of het verstrekken van informatie aan een overheidsorgaan of wetshandhavingsinstantie of (b) het vereist zijn van de gegevens voor levering van onze diensten aan u of de klant. (c) onze gerechtvaardigde belangen in de adequate levering van onze diensten aan u of onze klant; (d) onze gerechtvaardigde belangen in de adequate en rechtmatige uitoefening van ons bedrijf, mits uw belangen niet zwaarder wegen dan deze belangen;

Voor zover wij gevoelige persoonsgegevens over u verwerken met het oog op de hierboven beschreven doeleinden, zullen wij dit doen omdat: (i) hetzij u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven voor verwerking van deze gegevens; (ii) hetzij wij wettelijk verplicht zijn om deze gegevens te verwerken om ervoor te zorgen dat wij onze ‘ken uw klant’- en ‘antiwitwas’-verplichtingen nakomen (of andere wettelijke verplichtingen die ons worden opgelegd); (iii) hetzij de verwerking noodzakelijk is voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, in het bijzonder arbeidsrechtelijke en sociale zekerheidsrechtelijke verplichtingen;(iv) hetzij omdat de verwerking noodzakelijk is voor het instellen van rechtsvorderingen, de uitvoering ervan of de verdediging ertegen; (v) hetzij omdat u de gegevens openbaar hebt gemaakt.

Wanneer wij wettelijk verplicht zijn om uw uitdrukkelijke toestemming te verkrijgen om bepaalde marketingmaterialen aan u te verstrekken, zullen wij deze marketingmaterialen uitsluitend aan u verstrekken indien wij deze toestemming van u hebben verkregen.

Aan wie verstrekken wij uw gegevens?

In verband met een of meer van de doeleinden zoals beschreven in het gedeelte “Hoe gebruiken wij informatie over u?” hierboven kunnen wij gegevens over u meedelen aan: derden die diensten aan ons leveren; bevoegde autoriteiten (waaronder rechtbanken en autoriteiten die ons regels opleggen); uw werkgever en/of diens adviseurs; uw adviseurs; organisaties die ons helpen om het aantal fraudegevallen te beperken, en andere derden die redelijkerwijs toegang eisen tot persoonsgegevens van u met het oog op een of meer van de doeleinden zoals beschreven in het gedeelte “Hoe gebruiken wij informatie over u?” hierboven.

Onze website biedt plaats aan diverse blogs, forums, wiki's en andere socialemedia - toepassingen of -diensten die het mogelijk maken dat u content deelt met andere gebruikers (gezamenlijk “social media”). Van belang is dat alle persoonsgegevens die u aan deze social media bijdraagt, kunnen worden gelezen, verzameld en gebruikt door andere gebruikers van de toepassing. Wij hebben weinig tot geen controle over deze andere gebruikers en kunnen daarom niet garanderen dat er met informatie die u aan social media bijdraagt, wordt omgegaan overeenkomstig deze privacyverklaring.

Merk op dat sommige ontvangers van bovengenoemde persoonsgegevens gevestigd kunnen zijn in landen buiten de Europese Unie waar de wetgeving mogelijk niet hetzelfde gegevensbeschermingsniveau biedt. In dergelijke gevallen zullen wij ervoor zorgen dat er afdoende maatregelen worden getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen zodat wij aan onze wettelijke verplichtingen voldoen. De afdoende maatregel bestaan uit een gegevensoverdrachtovereenkomst met de ontvanger op basis van standaardcontractbepalingen zoals goedgekeurd door de Europese Unie voor de overdracht van persoonsgegevens aan derde landen.

Het kan ook nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens doorgeven, indien dit ons wordt opgelegd door wetgeving, een toezichthouder of tijdens een gerechtelijke procedure.

Wij kunnen niet-persoonlijke, geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens doorgeven aan derden met het oog op verscheidene doeleinden, waaronder data-analyse, onderzoek, aanvragen, 'thought leadership’ en promotionele doeleinden.

Bescherming van uw persoonsgegevens

Wij maken gebruik van uiteenlopende fysieke, elektronische en beheersmaatregelen om ervoor te zogen dat wij uw persoonsgegevens veilig, correct en actueel houden. Onder deze maatregelen vallen:

Hoewel wij vanaf het moment van ontvangen van uw persoonsgegevens gebruikmaken van passende beveiligingsmaatregelen, is de verzending van gegevens via internet (met inbegrip van e-mail) nooit helemaal veilig. Wij streven ernaar persoonsgegevens te beschermen, maar kunnen de veiligheid van naar of door ons verzonden gegevens niet garanderen.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij zullen uw persoonsgegevens in onze systemen bewaren gedurende de onderstaande periode die het langst is: (i) zo lang als nodig is voor de uitoefening van desbetreffende activiteit of diensten (ii) een wettelijk verplichte bewaarperiode; of (iii) het einde van de periode waarin een civiele procedure kan worden aangespannen of onderzoeken kunnen worden ingesteld met betrekking tot de geleverde diensten.

Uw rechten

U hebt diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U hebt met name het recht om:

Indien u een of meerdere van uw rechten wenst uit te oefenen of indien u andere vragen hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken, kunt u een e-mail sturen naar privacy@itenium.be of kunt u ons schrijven op het onderstaande adres:

Linde 11, 1840 Londerzeel

Deze contactgegevens kunt u ook gebruiken indien u bij ons een klacht met betrekking tot uw privacy wilt indienen.

Recht op het indienen van een klacht

Indien u niet gelukkig bent met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens of een privacy-vraag of -verzoek van u aan ons zijn omgegaan, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
contact@apd-gba.be
www.dataprotectionauthority.be

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring op enig moment wijzigen of aanpassen.

Om u te laten weten wanneer wij wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, zullen wij de herzieningsdatum bovenaan de pagina aanpassen. De nieuwe gewijzigde of aangepaste privacyverklaring geldt vanaf deze herzieningsdatum. Wie moedigen u dan ook aan om deze verklaring geregeld te bekijken om op de hoogte te blijven van de wijze waarop wij uw gegevens beschermen.